Diferencia entre problema y fenómeno: aplicando el análisis de causa raíz correctamente

• Problema: Es la manifestación visible de una situación no deseada. Es el efecto o el síntoma que detectamos y que queremos eliminar. Por ejemplo, encontrar un charco de agua en el suelo de una fábrica.
• Fenómeno: Es el evento o condición específica que causa el problema. Es más detallado y específico, y nos permite entender qué está sucediendo exactamente. En nuestro ejemplo, el fenómeno podría ser una válvula deteriorada que permite que el agua escape o una gotera en el techo que deja caer agua al suelo

La clave para resolver un problema de manera efectiva es identificar y comprender el fenómeno que lo causa.

Muchas veces, las organizaciones intentan aplicar el análisis de causa raíz directamente al problema, sin detenerse a identificar el fenómeno subyacente. Esto conduce a soluciones superficiales que no eliminan la causa real, y por lo tanto, el problema reaparece.

Al identificar el fenómeno, podemos focalizar nuestros esfuerzos en entender las condiciones específicas que están generando el problema y así aplicar el análisis de causa raíz de manera efectiva.

1. Método 5W1H

El método 5W1H es una herramienta que nos ayuda a describir completamente un fenómeno mediante seis preguntas fundamentales:

• What? (¿Qué?): ¿Qué ha sucedido?
• When? (¿Cuándo?): ¿Cuándo ocurrió?
• Where? (¿Dónde?): ¿Dónde sucedió?
• Who? (¿Quién?): ¿Quién estuvo involucrado?
• Why? (¿Por qué?): ¿Por qué ocurrió?
• How? (¿Cómo?): ¿Cómo sucedió?

Al responder estas preguntas, obtenemos una visión clara y detallada del fenómeno, lo que nos permite avanzar hacia el análisis de causa raíz con una comprensión sólida de la situación.

2. Método 5G

El método 5G proviene de cinco palabras japonesas que enfatizan la importancia de basarse en hechos reales y observaciones directas:

1. Genba (現場): El lugar real donde ocurre el fenómeno.
2. Genbutsu (現物): El objeto real involucrado.
3. Genjitsu (現実): Los hechos reales o la situación actual.
4. Genri (原理): Los principios o teorías aplicables.
5. Gensoku (原則): Las reglas o estándares establecidos.

Aplicando el 5G, nos aseguramos de ir al lugar donde suceden las cosas, observar directamente el fenómeno, recopilar datos precisos y entender los principios y estándares que aplican a la situación.

Una vez que hemos identificado y comprendido el fenómeno, podemos aplicar el Análisis de Causa Raíz utilizando herramientas como el Método de los 5 Porqués.

Método de los 5 Porqués: esta técnica consiste en preguntar «¿Por qué?» repetidamente (generalmente cinco veces) hasta llegar a la causa raíz del fenómeno.

1. ¿Por qué hay agua en el suelo?
   Porque hay una fuga en la válvula de la manguera.
2. ¿Por qué hay una fuga en la válvula?
   Porque la válvula está deteriorada.
3. ¿Por qué la válvula está deteriorada?
   Porque ha estado expuesta a una presión de agua excesiva.
4. ¿Por qué la presión del agua es excesiva?
   Porque el sistema no está regulado según las especificaciones técnicas.
5. ¿Por qué no se ha regulado el sistema según las especificaciones?
   Porque no existe un procedimiento de mantenimiento preventivo adecuado.

Al llegar a este punto, identificamos que la causa raíz es la falta de un procedimiento de mantenimiento preventivo que asegure que el sistema opere dentro de las especificaciones técnicas.

Nota importante: Cada fenómeno tiene una sola causa raíz. Identificar múltiples causas puede indicar que no se ha definido correctamente el fenómeno o que se están mezclando varios fenómenos.

Una contramedida es una acción específica diseñada para eliminar la causa raíz y prevenir la recurrencia del problema. No debe confundirse con una solución temporal o una corrección superficial.

En nuestro ejemplo, una contramedida efectiva sería:

• Establecer y aplicar un procedimiento de mantenimiento preventivo que incluya la regulación de la presión del agua según las especificaciones técnicas de las válvulas y componentes del sistema.

Al implementar esta contramedida, y reemplazar la válvula dañada, prevenimos futuras fallas y eliminamos el problema de forma permanente.

En muchas fábricas, se observa que se reemplaza la válvula dañada sin abordar la causa raíz. Esto puede resolver el problema de forma temporal, pero como la presión del agua sigue siendo excesiva, la nueva válvula también fallará eventualmente.

Este enfoque reactivo conduce a ciclos repetitivos de fallas y reparaciones, generando costos adicionales y afectando la eficiencia operativa.

Para resolver problemas de manera efectiva y sostenible, es fundamental:

1. Distinguir entre problema y fenómeno: El problema es el efecto visible; el fenómeno es el evento específico que debemos analizar.
2. Utilizar herramientas como el 5W1H y el 5G: Estas metodologías nos ayudan a describir y entender completamente el fenómeno.
3. Aplicar el análisis de causa raíz al fenómeno: Utilizando técnicas como los 5 Porqués para identificar la causa raíz única.
4. Implementar contramedidas que aborden la causa raíz: Garantizando que el problema no vuelva a ocurrir.

Al adoptar este enfoque, las organizaciones pueden mejorar significativamente la efectividad de sus procesos de resolución de problemas, reducir costos y mejorar la calidad y confiabilidad de sus operaciones.